Proje Yönetiminde Etkili Risk Analizi

Proje Yönetiminde Etkili Risk Analizi

Proje Risk Yönetimi, projelerin mevcut durumunu değerlendirilerek ileride proje için risk oluşturabilecek unsurların tespit edilmesi ve bunlara karşı gerekli cevapların hazırlanması sürecidir. Projelerde bu süreç işletilerek, proje kapsamının yerine getirilmesi, proje hedeflerine ulaşılabilmesi için istenmeyen durumların önlenmesi, istenen durumlarında olma olasılığının arttırılması amaçlanır. Proje yönetimi konusunda en iyi pratikler incelendiğinde projelerde riskler örnek olarak şu kategoriler altında toplanabilir:

• Zamanda kayma olması
• Ürün gereksinimlerine ulaşılamaması
• Bütçenin aşılması
• Hata yoğunluğu yüksek ürün teslim edilmesi
• Ürün performansında düşüklük
• Tedariklerde yaşanan problemler
• Eleman temini/yetkinliği

Etkin bir risk analizi yapmak için öncelikle proje yöneticisi proje için bir risk yönetim planı geliştirmelidir. Bu plan proje için riskler konusunda aynı dilin konuşulmasını sağlayan bir rehber olacaktır. Daha sonra proje için riskler sınıflandırılmalıdır.  Bu sınıflandırmadan amaç risk sahiplerini belirlemede kolaylık sağlanmasıdır. Örneğin riskler şu şekilde kategorize edilebilir:

• Kapsam riskleri
• Kurumsal Riskler
• Eleman Tedarik Riskleri
• Stratejik riskler
• Teknik riskler
• Müşteri Gereksinim Riskleri
• Planlama Riskleri vb.

Bu kategorazisyondan sonra riskler ortaya çıkma olasılığı ile projeyi etkileme durumlarına göre bir önem sırasına konulmalıdır. Bunun için 1-5 sayısal skalası kullanılabilir. 1 Puan – Çok düşük gerçekleşme olasılığını, 5 Puan  – Çok Yüksek gerçekleşme olasılığını temsil eder.

Etkin bir rsik yönetiminde gerçekleşme olasılığından sonra eğer risk gerçekleşirse projeye olacak olan etkisine göre de bir derecelendirme yapılmalıdır. Yine burda 1-5 sayısal skalası kullanılabilir. 1 Puan – Projeyi çok düşük düzeyde etkileme, 5 Puan  – Projeyi çok üst düzeyde etkileme, projenin durmasına neden olabilme etki seviyesini temsil eder.

Etkin risk değerlendirmesinde Olasılık – Etki matrisini tanımladıktan sonra takip etmemiz gereken riskler için risk sahiplerini belirleyerek, riskleri onlara zimmetlemeliyiz. Bunun yanında bu risklerin olması durumunda risklere verilecek yanıtlarda etkin risk yönetimi gerçekleştirilmesi adına tanımlanmalıdır. Bir projede risklere 4 şekilde yanıt tanımlanabilir.

• Kaçınma : Proje planında değişiklikler yaparak ortaya çıkabilecek riskten uzak durma.
• Transfer etme: Riski sahipliğiyle birlikte bir başka ekibe veya bireye devretme. Bu şekilde risk ortadan kalmış olmayacaktır. Sadece riskin takibi ve ona karşı yapılması gerekenler devredilen kişi ya da ekip tarafından gerçekleştirilecektir.
• Azaltma: Riskin olasılığını veya etkisini azaltacak yönde tedbirlerin alınmasıdır.
• Kabullenme : Riskin olmasını ve sonucunu kabullenilmesidir. Bu risk izlenir eğer etkisi çok artacak olursa alternatif yanıtlar devreye alınabilir.

Proje boyunca riskler düzenli olarak takip edilmeli olasılık-etki düzeyleri ve verilecek yanıtlar gözden geçirilmelidir. PMI metodolojisi proje yöneticisi için risk analizinde Nitel ve Nicel risk analizini iki teknik olarak sunar. Bu analizlerin etkinliği, analizler SWOT analizi temel alınarak yapılırsa artar.

Proje başarısı için risk yönetimi oldukça önemlidir. Başarısız olan projeler incelendiğinde yüksek bir oranı risk yönetimini iyi yap(a)madıkları görülür. Başarılı bir proje yapmak ve başarılı bir proje yöneticisi olmak için projelerde bu yazımızda değindiğimiz şekilde risk yönetimi yapılmalıdır.